6 μυστικά για να ηγηθείς ενός εποικοδομητικού και επιτυχημένου meeting

Τα επαγγελματικά meetings είναι πολύ συχνά (κυρίως αν ηγείσαι μια ομάδα) και κάθε φορά είναι το ίδιο αγχωτικά για όλους. «Τι θα πω; Πώς θα κάνω τους άλλους να μείνουν συγκεντρωμένοι σε αυτά που θα τους πω, θα τα καταλάβουν; Θα είμαι αρκετά πειστική;»

Όλες αυτές οι ερωτήσεις «τρέχουν» στο μυαλό μας...

Τα meetings αποτελούν αναπόσπαστο μέρος κάθε επιχείρησης. Μάλιστα θεωρείται ένας εξαιρετικός τρόπος επικοινωνίας μέσα σε αυτή, κάτι το οποίο είναι πάρα πολύ σημαντικό. Μην ξεχνάς ότι η αποτελεσματική επικοινωνία είναι το «κλειδί» για μια επιτυχημένη επιχείρηση. Μάλιστα τα meetings αποτελούν ένα είδος «αντανάκλασης» προς τον ηγέτη και είτε τον βοηθούν είτε τον εμποδίζουν στο σημαντικό έργο που έχει αναλάβει.

Τα υπερβολικά πολλά meetings -που είναι περιττά- συνήθως στερούνται συγκέντρωσης ενώ τα «κακά» meetings στερούνται της προσοχής των «μελών» τους. Γι αυτό δες εδώ τρόπους για να μάθεις πώς γίνονται τα «σωστά» meetings:

1. Καθόρισε τη σημασία των συναντήσεων

Το πρώτο πράγμα που χρειάζεται να προσδιορίσεις και να καθορίσεις είναι το πόσο σημαντικά είναι τα meetings για το σύνολο των μελών.Επίσης θα χρειαστεί να καθορίσεις τον συγκεκριμένο αριθμό των ανθρώπων που θα συμμετάσχουν σε αυτό.Μην προσκαλέσεις άσχετους ανθρώπους στη συνάντηση.

2. Πάντα να ξεκινάς με ένα πλάνο.

Η διεξαγωγή ενός καλού meeting χρειάζεται προετοιμασία, ικανότητα αλλά και στρατηγική. Οι τρεις στόχοι στους οποίους πρέπει να εστιάζουν τα meetings είναι: Επικοινωνία, Ευθύνες και Σχεδιασμός

3. Διαχειρίσου τις διαφορετικές προσωπικότητες που συμμετέχουν

Οι άνθρωποι είναι περίπλοκοι επειδή διαφέρουν ως προς τη σκέψη και την προσωπικότητά τους, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει συγκρουόμενες δυναμικές. Ο ευκολότερος τρόπος κατανόησης και καθοδήγησής τους είναι να τους διαχωρίσεις σε δύο κατηγορίες: τους εξωστρεφείς και τους εσωστρεφείς.

Οι εξωστρεφείς είναι ενεργητικές προσωπικότητες που τους αρέσει να εκφράζουν τις σκέψεις και τα συναισθήματά τους την ώρα που συμβαίνουν. Από την άλλη υπάρχουν και οι «παθητικές» προσωπικότητες που τους αρέσει να σκέφτονται πριν μιλήσουν. Δεν τους αρέσει να εκφράζονται αυθόρμητα, θέλουν να είναι ακριβείς ή να τα έχουν καλοσκεφτεί όλα πριν ανοίξουν οποιοδήποτε θέμα. Η διαχείριση διαφορετικών προσωπικοτήτων έχει να κάνει πολύ με την ικανότητα διαχείρισης των συγκρούσεων με παραγωγικό τρόπο.

4.Να είσαι ακριβής

Όταν πραγματοποιείς ένα meeting, είναι απαραίτητο να είσαι ακριβής. Είναι πολύ σημαντικό να είσαι στο χώρο συνάντησης έγκαιρα, πριν από τους ανθρώπους που θα συμμετάσχουν.

5.Προτεραιότητα στις εργασίες

Όταν οργανώνεις μία συνάντηση, χρειάζεται να βάλεις τις εργασίες σε προτεραιότητα γιατί δεν έχουν όλα τα θέματα την ίδια βαρύτητα.

6.Κράτα πρακτικά από τα meetings σου

Είναι σημαντικό να κρατάς πρακτικά από τις συναντήσεις σου. Θα χρειαστεί να διανείμεις τα πρακτικά σε όλους τους συμμετέχοντες στο meeting. Επιπλέον θα πρέπει να κάνεις λίστα που θα αναφέρεις τους ανθρώπους στους οποίους έχεις αναθέσει εργασίες.